Nadawanie przesyłki za granicę dziś nie stanowi większego problemu. Możesz to zrobić przez internet, wypełniając krótki formularz z danymi paczki, odbiorcy i nadawcy. Zastanawiasz się, jakie dane do wysyłki zagranicznej są niezbędne? Na co zwrócić szczególną uwagę, aby kurier nie pomylił adresu widniejącego na etykiecie? Podpowiadamy!
Jak poprawnie zaadresować paczkę nadawaną za granicę?
Adresowanie paczek za granicę nie jest wcale tak skomplikowane, jak mogłoby się wydawać. Pamiętaj, że możesz zlecić wysyłkę online. Wystarczy, że wejdziesz na stronę internetową przewoźnika albo pośrednika, gdzie znajdziesz najbardziej opłacalnego kuriera. Ważnym krokiem jest uzupełnienie formularza. Podanie prawidłowych informacji to klucz do tego, aby wysyłanie paczki się powiodło.
Dzięki prostemu formularzowi adresowanie przesyłki jest intuicyjne i szybkie. Podczas wypełniania poszczególnych pól nie spiesz się i uważnie czytaj opis każdego okna.
Na samym początku potrzebne są dane do wysyłki, czyli:
- docelowy kraj nadania,
- imię i nazwisko adresata oraz odbiorcy,
- nazwa firmy (opcjonalnie, jeśli przesyłka kurierska nie jest nadawana do osoby prywatnej),
- dane kontaktowe (adres mailowy i numer telefonu),
- dokładny adres do wysyłki (ulica, numer domu i mieszkania/lokalu, kod pocztowy oraz miasto).
Dane do przesyłki nie obejmują wyłącznie imion, nazwisk oraz adresu. Podczas wypełniania formularza musisz podać też informacje na temat wagi, wymiarów, zawartości i wartości przedmiotów znajdujących się w przesyłce. Wpływa to również na ostateczną cenę za przesyłki zagraniczne.
Formularze nadania mogą się nieco różnić w zależności od wybranego przewoźnika i rodzaju transportowanej przesyłki (np. palety), ale zwykle wyglądają bardzo podobnie i nie są trudne do wypełnienia.
Co musi znaleźć się na etykiecie nadania paczki zagranicznej?
Na pewno wiesz, że na wszystkich przesyłkach znajdują się etykiety z najważniejszymi danymi. To podstawowe dokumenty, o które trzeba zadbać. W zależności od formy przesyłki etykietę możesz wydrukować i nakleić samodzielnie albo odebrać od kuriera, który przyjedzie zabrać od Ciebie nadawany pakunek. Zadbaj o to, aby wszystkie informacje były dobrze widoczne (nie mogą być ani zamazane, ani ucięte). Etykieta powinna być naklejona w takim miejscu, aby łatwo można było ją zeskanować. Przed jej wydrukowaniem sprawdź, czy w podanych danych nie ma błędów, np. literówek, luk, niepoprawnie zapisanych słów.
Etykieta nadania paczki generuje się automatycznie. Znajdują się na niej najważniejsze dane wysyłki (adres wraz z kodem pocztowym i miastem) oraz kontakt do nadawcy i odbiorcy. Wskazane są: zawartość przesyłki, waga paczki oraz wpisane przy uzupełnianiu formularza uwagi. Zaznaczone są również dodatkowe usługi, takie jak: ubezpieczenie, paczka ekspresowa lub nadanie w punkcie. Przesyłka pobraniowa dodatkowo jest opatrzona kwotą do zapłaty.
Przewoźnicy oznaczają sobie indywidualnie docelowy adres, stosując kombinacje znaków i kodów, odnoszących się do regionu i mikroregionu kurierskiego. Na etykiecie musi się znaleźć również kod kreskowy, często też QR. To on służy do skanowania paczki. Ważnym elementem etykiety jest przydzielany podczas nadania numer paczki, który ma zakodowane dokładne informacje o wysyłce. Zachowaj go do śledzenia przesyłki, a także jej identyfikacji w razie zgubienia.
W ostatnich latach niektórzy kurierzy wprowadzili ograniczenia dotyczące tego, jakie dane nadawcy i odbiorcy znajdują się na etykietach. Nie powinno Cię zdziwić, jeśli numer telefonu czy adres e-mail będą niepełne. Na etykietach może zabraknąć takich informacji jak: data wydruku, region kurierski i kontakt z infolinią kuriera. Nie musi być też podany pełen adres nadawcy.
Szczegóły, na które należy zwrócić uwagę, adresując paczkę zagraniczną
Przede wszystkim zwróć uwagę na to, czy przy nadaniu paczki podajesz poprawne dane adresowe – w odpowiednich rubrykach, bez błędów. Szczególnie zweryfikuj docelowe miasto oraz kod pocztowy. Wiele krajów ma charakterystyczny system podawania tych danych, więc zapis zagraniczny może różnić się od polskiego. Niestety, nawet mały błąd może przełożyć się na to, że przesyłka nie trafi do odpowiedniej sortowni. W efekcie dostarczenie paczki może być problematyczne.
Dobrą praktyką jest zweryfikowanie adresu u źródła, czyli poproszenie o przesłanie go przez odbiorcę. Następnie wystarczy uważne przepisać dane do formularza nadania. Przykładowo, w Wielkiej Brytanii każde miasto i okręg mają własny kod pocztowy. Nie składa się on tylko z cyfr, ale ma również litery. W Berlinie ciąg cyfr zaczyna się od 101, a dwie ostatnie zależą od regionu administracyjnego. Z kolei paczki do Holandii muszą mieć kod pocztowy składający się z czterech cyfr (odpowiednich dla regionu, miejscowości, dzielnicy i ulicy) i dwóch wielkich liter (oznaczających numer domu). Warto zweryfikować kod pocztowy z odbiorcą lub poszukać informacji w internecie.
Kolejnym ważnym aspektem jest poprawny zapis zagranicznych imion i nazwisk. Jeśli to możliwe, używaj prawidłowych znaków danego języka. Unikaj spolszczeń, które mogłyby uniemożliwić zweryfikowanie danych odbiorcy.
Pamiętaj też o tym, jaką zawartość i wartość przedmiotów podajesz podczas adresowania paczki. Ma to ogromny wpływ na aspekty celne, szczególnie w przypadku krajów takich jak Wielka Brytania, które nie są w Unii Europejskiej. Transportowany towar musi być też zgodny z przepisami prawnymi oraz wewnętrznymi regulacjami przewoźnika. Przed wysyłką przeczytaj regulamin i zapoznaj się z obowiązującymi warunkami przewozu.
